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办公用品采购制度及流程篇一
(一)为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。
(二)规定中的办公用品分为固定资产、管制品和消耗品。
1、固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。固定资产需要遵守固定资产管理制度。
2、管制品和消耗品包括：剪刀、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、签字笔、铅笔、打印纸、复写纸、印刷品、订书针、大头针、夹子、图钉、名片、档案袋或盒、计算器、电池等。
3、员工应对办公用品本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。
(一)各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，于每月25日前填报：行政部表格一《()月季度办公用品申领表》，该申领表经部门负责人审批签字后报行政部，经行政部负责人审核后交办公用品管理员进行登记领取。
(二)管理员核对办公用品领用申请表与办公用品台账库存后，填报：行政部表格二《()月季度办公用品申请购置计划表》，该表经行政部负责人、董事长或总裁审批签字后，交由相关负责人进行采购。
三.办公用品购置及保管
(一)个人办公用品的发放
1、新员工入职按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件夹一个等。
3
、管理员根据个人办公用品领取情况作出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写：行政部表格《个人物品领取登记表》。
1、刀、橡皮擦、回形针、直尺、订书器(订)、涂改液按区域分配。
(三)电话、计算器、订书器、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘灯耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或损失由个人负责赔偿。
五.管理员职责
1、管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领取物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。
2、管理员须定期或不定期盘点。查对台账与实物，保证账实相符。
3、管理员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
六.办公用品的交接于回收
员工离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接货收回时，应严格遵守交接回收程序。
1、移交人需逐项列出物品清单，接受人在监交人的监督人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面表明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人的责任，另行处理。
2、管理员需根据清单核实后填写：行政部表格9《办公用品交接登记表》，存档备案。若接收人为管理员本人时，管理员须仔细点验，并且做好登记入库工作。
办公用品采购制度及流程篇二
第一章 总则
第一条 为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家法规和本公司实际，制定本制度。
第二条 本制度适用于公司所属的各项经营、建设业务的采购，主要包括：原料采购、一般经营物品采购、工程物资采购、服务采购。
第四条 总经理对公司采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。
第二章 餐饮原料采购
第五条 餐饮原料是指通过加工用来为顾客提供菜品和食品的餐饮主料和辅料，包括蔬菜、肉类、海鲜、调味品、粮食、食用油、奶品等。
购入可以直接销售的、不需要分装的饮品和食品作为商品管理。
第六条 请购提出与审批
2、采购部根据餐饮原料价格清单确定的价格，审核和完成餐饮原料采购单中各项原料的价格。
3、餐饮原料的请购由厨师长提出，餐饮部经理或者餐饮总监签署，采购部经理复审，酒店总经理审批。
第七条 询价询价与确定供应商
1、资产部为询价的主管部门，会同餐饮部、财务部和采购部对餐饮原料进行询价，制定餐饮原料价格单。餐饮原料价格单每半个月更新一次。
2、餐饮原料价格以市场批发价格为基础，变动范围不能超出市场平均零售价格。
4、采购部为供应商的主管部门，在资产部询价的基础上，收集供应商的报价、资信、法律文件等信息，作出书面对比报告并提出供应商选择建议。原则上选择三家入围供应商作为合作伙伴。
5、财务部和餐饮部对供应商进行评价。
6、总经理审批确定供应商。
7、餐饮原料价格不应包含任何运费、税费等因素，供应商提出运费税费等条件的应单独计费，并作为供应商选定条件。
8、供应商提供的信用期作为选择供应商的条件之一。公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加单价。
第八条 采购合同的订立与审计
1、采购部与审批确定的供应商签订供货协议，明确供货的范围、时限、质量、价格、信用和结算等条款。
2、餐饮部和财务部对供货协议进行审核后，按照有关合同签订要求送审。
3、资产部每季度对餐饮原料的采购情况进行评价，向财务总监和总经理提交评价意见。
第九条 采购与验收
1、采购部将物品、价格、审批等填写齐全的食品原料采购单于到货前一日17时之前提交供应商。并将填写齐全的餐饮原料采购单（三联：餐饮部、收货、财务）提交收货部门。
2、收货部门根据餐饮原料采购单收货，并填写与餐饮原料采购单一致的一式5联收货单（收货、财务、餐饮部、采购部、供应商），分别由收货人、送货人、验收人签字。
3、收货部门将填写齐全的收货单供应商联交给供应商，将填写齐全的收货单和餐饮原料采购单分别交给财务部和餐饮部，收货单采购联交采购部。
第十条 库存登记与会计记录
1、收货部门根据收货单和餐饮原料采购单登记库存系统，直接计入餐饮部库存。
2、财务部根据填写齐全的收货单和餐饮原料采购单审核库存单据，生成会计凭证，登记应付账款。
第十一条 付款审批与付款执行。
1、财务部根据资金和应付款状况通知采购部办理付款手续；
3、财务部根据账务记录审核支出凭单；
4、财务总监和总经理分别签字后付款。
第十二条 紧急采购处理
例外紧急需求的特殊采购由酒店总经理审批，并按照以下要求办理：
1、紧急采购的范围在餐饮原料以内；
2、紧急采购的价格不能超出询价核定的价格；
3、紧急采购的应在次日上班后2个小时内补办并提交到收货人员；
不符合以上条件的紧急采购应提前报知总经理，并由总经理审批补办的手续。
第三章 一般经营物品采购
第十四条 请购提出与审批
1、各使用部门每月向资产部提出经营物品需求计划；
3、每月的请购计划由总经理和财务总监审批。
4、请购计划应列明每个物品的库存数量、月均预计使用数量、预计期末库存数量、申请采购数量等。
5、资产部加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，资产部应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，资产部应对需求部门提出的申请进行审核后报批。
6、公司应当建立严格的请购审批制度。对于每月例行采购，应有批准的请购计划才能办理采购订货。对于临时的采购，应由使用部门提交的请购单或者请购报告，经过资产部审核，连同采购订单一同报批。
第十五条 询价与确定供应商
1、资产部为询价的主管部门，会同使用部门、财务部和采购部对一般经营物品进行询价，制定一般经营物品价格控制单。价格控制单至少3个月更新一次。
2、对于经常使用的一般经营物品，价格以市场批发价格为基础。采用多方比价和议价的方式确定。比价或议价不能少于3个供应商。
3、除专营性存货，对于单项采购金额5－20万元元，或者批次采购金额20－100万元的，要采取议标。超过的采取招标的形式确定一般经营物品的价格。
4、资产部在询价的过程中要提供相应供应商信息。供应商报价应以书面形式确认。
5、采购部为供应商的主管部门，在资产部询价的基础上，收集供应商的报价、资信、法律文件等信息，作出书面对比报告并提出供应商选择建议。原则上选择三家入围供应商作为合作伙伴。
6、财务部和资产部以及特定的使用部门对供应商进行评价。
7、财务总监和总经理审批确定供应商。
8、供应商提供的信用期作为选择供应商的条件之一。公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加单价。
9、供应商供货期限为一年。对供应商每年评价一次，择优选定。
第十六条 采购合同的订立与审计
1、采购部与审批确定的供应商签订供货协议，明确供货的范围、时限、质量、价格、信用和结算等条款。
2、资产部和财务部以及特定的使用部门对供货协议进行审核后，按照有关合同签订要求送审。
3、资产部每季度对一般经营物品的采购情况进行评价，向财务总监和总经理提交评价意见。
2、采购订单由采购部填具、财务部根据请购计划等审核；
3、财务总监和总经理审批采购订单；
4、采购部将填写齐全的.采购单于提交供应商，并同时将填写齐全的采购单提交收货部门。
5、、收货部门根据采购单收货，并填写与采购单一致的一式4联收货单（收货、财务、采购部、供应商），分别由收货人、送货人、验收人签字。
6、收货部门将填写齐全的收货单供应商联交给供应商，将填写齐全的收货单和采购单分别交给财务部和采购部。
7、收货严格按照采购单列明的种类和数量收货。具有最小订货包装的不允许出现误差，对于散装的存货误差不超过5％。
第十八条 库存登记与会计记录
1、收货部门根据收货单和采购单登记库存系统。
2、财务部根据填写齐全的收货单和采购单审核库存单据，生成会计凭证，登记应付账款。 第十九条 付款审批与付款执行。
1、财务部根据资金和应付款状况通知采购部办理付款手续；
3、财务部根据账务记录审核支出凭单；
4、财务总监和总经理分别签字后付款。
第二十条 紧急采购处理
例外紧急需求的特殊采购由总经理和财务总监审批，并按照以下要求办理：
1、紧急采购的为急需存货；
2、紧急采购的价格不能超出询价核定的价格，或经过资产部确认；
3、紧急采购的应在次日上班后1个小时内补办手续并提交到收货人员
4、手续补办之前，资产部备查登记
（一）组织规划控制。1.不相容职务的分离。应当加以分离的职务通常有：授权进行某项经济业务的职务要分离；执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离；执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离；保管某项财产的职务与记录该项财产的职务要分离等等。2.组织机构的相互控制。一个单位组织机构的设置和职责分工应体现相互控制的要求。具体要求是：各组织机构的职责权限必须得到授权，并保证在授权范围内的职权不受外界干预；每类经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门进行相互检查；在对每项经济业务的检查中，检查者不应从属于被检查者，以保证被检查出的问题得以迅速解决。
（二）授权批准控制。授权批准控制指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时，必须经过授权批准才能进行，否则就无权审批。首先，要明确一般授权与特定授权的界限和责任；其次，要明确每类经济业务的授权批准程序；再次，要建立必要的检查制度，以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。
（三）预算控制。预算控制是内部控制的一个重要方面，包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。对单位各项经济业务编制详细的预算和计划，并通过授权，由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制，其基本要求是：第一，所编制预算必须体现单位的经营管理目标，并明确责任；第二，预算在执行中，应当允许经过授权批准对预算进行调整，以便预算更加切合实际；第三，应当及时或定期反馈预算的执行情况。
（四）实物资产控制。第一，限制接近，以严格控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触，如现金、银行存款、有价证券和存货等，除出纳人员和仓库保管人员外，其他人员则限制接触，以保证资产的安全。第二，定期进行实物资产清查，保证实物资产实有数量与账面记载相符，如账实不符，应查明原因，及时处理。除上述外，实物资产控制从广义上说，还包括对实物资产的采购、保管、发货及销售全过程进行控制。
（五）成本控制。现代成本控制可分为“粗放型”和“集约型”两种。粗放型成本控制，是指在生产技术、产品工艺不变的情况下，单纯依靠减少耗用材料，合理下料来降低成本的控制法；集约型成本控制，是指依靠提高技术水平来改善生产技术、产品工艺，从而降低成本的控制法。这两种方法结合起来，就是现代成本控制。
（六）审计控制。审计控制主要是内部审计，内部审计是对会计的控制和再监督。对会计资料进行内部审计，既是内部控制的一个组成部分，又是内部控制的一种特殊形式。内部审计是在一个组织内部对各种经营活动与控制系统的独立评价，以确定既定政策的程序是否贯彻，建立的标准是否遵循资源的利用、是否合理有效、以及单位的目标是否达到。内部审计的内容十分广泛，一般包括内部财务审计和内部经营管理审计。内部审计对会计资料的监督、审查，不仅是内部控制的有效手段，也是保证会计资料真实、完整的重要措施。
办公用品采购制度及流程篇三
1、确定供货商，签订供货合同。供货商类别：米油类、鸡鸭类、鱼类、海鲜类、蔬菜类、肉类、米粉类、豆制品类。
其他类别：均由酒店采购中心根据申购计划统一采购。(在签订供货合同后，可取消餐饮采购员)。
签订供货合同：供货合同一式三联：一份供应商;一份财务部;一份仓管员。合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等。
设立寻价员：由厨师长、仓管员、质检员组成，三人每月初、月中旬分两次入市场寻价，在寻价基础上再定价。
2、制定采购计划
1 厨房根据库存及所需量填写好菜品申购单，并报厨师长签字批准。“菜品申购单”壹式叁联，供货商、仓管员、财务部各一联。
2 仓库、楼面根据库存量，遵循“最小库存”原则，上报申购计划，经部门负责人签字，报总经理签字方可，申购计划单壹式叁联，采购员、仓管员、财务部各一联。
1 供货商应每晚21:20到收银台拿申购单并签字认可;于第二日(或规定时间内)按质按时按量送货。
2 采购员根据申购计划单及时采购到位。
二、完善验货制度
1.成立收货小组由仓管员、厨师长(厨师长指定人员)、质检员，除急用物品外，其余物品均需仓管员称量，厨师长负责质量，经仓管员、厨师长、供货商叁方签字认可(收货单壹式四联)，质检员不定时抽量。
(注)收货单没有仓管员、厨师长、供货商当天签字无效。
供货商凭收货单结算。
2、急用菜品收货：急用海鲜，可由一楼主管或经理负责称量，厨师长把质量关，开收货单经乙方签字方可。 米粉由员工餐厅厨师及零点班保安收货称量，经叁方签字认可后方可，未用完者，过称后将当天收货单及退货单交仓管员壹联，一联交财务部。
办公用品采购制度及流程篇四
为了加强公司经营、财务管理，规范采购工作流程，进一步提升公司采购工作效率，使之更好的为公司提供物资供应保障，根据公司发展的实际需要，特制定本制度。
1、购买300元以下材料需店长审批，店长助理执行，300元以上材料购买需店长报物资采购副总（贺总）审批。
2、 购买价值2000元以上材料需由采购副总（贺总）报王总审批后，方可购买。
3、 工程所需材料购买完成后，交由财务验收，财务验收完毕后，方可用于工程维修。
4、 办公用品的采购与管理统一由财务进行预算并管理。各部门日常使用办公用品时，要进行领用登记，及以旧换新，杜绝浪费。
6、 公司采购物品可与供应商合作，签订协议，可月结或现金结账，不允许采购人员用现金购买后在报，如遇特殊情况，确需用现金出去购买材料，可上报店长审批同意后，先行在公司财务借款，出具正常借款手续，购买完成后在进行报销冲账。（供应商应提供商谈的折后价格表）
8、 仓库库存短缺须提前7-10天通知采购副总（贺总）采购。
为了规范采购报销流程，加强物品及资金的使用管理，保障优质廉价及经营需求，特制订采购报销制度及流程。
1、申购部门根据部门需求，结合仓库库存数量填写完整《物品采购申请单》。
2、申请人拿着采购申请单依次让各部门经理签批。
3、把签字完整的采购申请单送至采购部，由采购部进行采买。
4、采购人员根据申请单上的参考价合计金额到财务预借现金。
（1）、现金采购费用的报销：财务部凭《采购申请单》、《费用报销单》、《购货清单》、《送货单》、《入库单》，发票办理报销业务； 审批流程：部门经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核→总经理复核审批签字。
财务付款：报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳办理领款手续。
三、 具体报销时间的规定
为了便于财务部及时安排款项，采购部经办人员必须至少提前3个工
作日向财务部提出申请。
四、 发票报销时需提供的附件： 附件1：采购申请单
附件2：采购合同
附件3：付款申请单
附件4：费用报销单
附件5：送货单
附件6：验货单
附件7：入库单
采购部门负责产品生产过程中所需的原材料、外发委托加工的采购工作。
1. 采购费用种类
审批流程：部门经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核；
财务付款：完成以上审批程序后，安排付款；
审批流程：部门经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核；
财务付款：完成以上审批程序后，安排付款；
2.4 报销人报销附加的票据必须合法(发票的相关规定见《发票管理制度及票据规定》)。
2.5 支票、贷记、电汇/预付款，单笔超过3万元须经总经理审批签字后，方可到财务办理支出手续。
2.6 现金支出，单笔超过 5000元或本部门当日报销累计超过 5000元的，须经总经理审批签字后，方可到财务办理支出手续。
2.7 财务出纳将报销单据处理完毕后，进行汇总、整理、入档。
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3.补充说明
3.1 采购流程：
采购部根据《采购申请单》制定《采购合同》，经部门经理/总经理批准后，采购部门方可进行采购。
3.2 预付款规定：
需要办理以电汇或网银转账预付款的人员，应填写《付款申请单》，写明日期、收款单位、户名、开户银行、银行账号、付款内容、大小写金额及各级审核、审批签字。
需要办理以支票预付款的人员，应填写《支票领用登记单》，需写明日期、收款单位名称、付款金额、报销日及各级审核、审批签字。
4. 具体报销时间的规定
现金采购费用报销时间：同《管理费用报销制度及流程》的报销时间规定；
5.附则
5.2本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理或其授权人签字后生效。
1、对面粉、花生油、大豆油、猪肉、酒水等大宗物品由招标办按采购计划进行招标采购。
2、对木耳、腐竹、刀鱼、鲅鱼、生鸡、鸡蛋、调味品等可集中采购，由采购监督和食堂采购员（厨师兼职）进行定点现场采购。
3、对青菜及招待用原材料等零散、不易集中采购物品由以上二人进行现场采购。
4、食堂所有常用物品由食堂负责人每月列出采购计划，经相关领导签字审批后采购，采购清单必须由采购员及采购监督共同签字确认。
二、验收流程
1、现场采购物品由食堂负责人和食堂保管员逐一进行数量清点、过磅计量、质量确认，验收合格后由食堂负责人、采购监督、保管员签字确认。
2、招标采购的物品由食堂负责人和采购监督员进行监督验收，验收完合格后由由食堂负责人、采购监督、保管员签字确认。
3、保管员对物资办理入库手续，不合格的物品拒绝入库。
三、付款流程
1、现场采购物品由采购员、采购监督员现场付款，单据由食堂负责人、财务科审核，由食堂报相关领导签字审批后到财务报销。
2、大宗物品月底付款手续由食堂办理，经相关领导审核签批后由财务付款。
3、后勤综合办负责对食堂每月报销的单据进行统计汇总。
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